Interview: Feedbackgespräche – Vermeiden Sie diesen Fehler

„Aus den Augen, aus dem Sinn.“ Dieser Spruch gilt leider oft auch beim Führen von Mitarbeitern im Home Office. Im Interview mit „Die Bank“ rät MTI Geschäftsführer Hans-Peter Machwürth, mit ihnen regelmäßig Feedbackgespräche zu führen.

Die Bank: Herr Machwürth, Feedbackgespräche gehören in vielen Unternehmen zum Standardführungsrepertoire. Warum?

Hans-Peter Machwürth: Sie steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Arbeitsmotivation. Außerdem sind sie für eine systematische Personalentwicklung wichtig. Das sollten sich Führungskräfte gerade in Zeiten wie den aktuellen in Erinnerung rufen, in denen sich corona-bedingt die Rahmenbedingungen der Arbeit sowie deren Inhalte und Ziele oft wandeln.

Die Bank: Warum?

Machwürth: In ihnen müssen Führungskräfte ihren verunsicherten Mitarbeitern noch häufiger als in normalen Zeiten eine Orientierung geben, was es warum zu tun gilt; außerdem eine Rückmeldung über ihr Verhalten und ihre Leistung.

Mitarbeiter im Home Office werden oft kaum geführt

Die Bank: Geschieht dies nicht?

Machwürth: Schon in normalen Zeiten sprechen viele Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern zu wenig über ihre Arbeit sowie die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. In Krisenzeiten, wenn die Führungskräfte selbst unter erhöhter Anspannung stehen, ist das gehäuft der Fall. Insbesondere die Mitarbeiter im Home Office geraten dann schnell in Vergessenheit, weil sie nicht physisch präsent sind. Und weil auch der sonst übliche Smalltalk am Arbeitsplatz entfällt, findet mit ihnen zwar oft noch ein wöchentlicher Video-Call zur Information statt, doch letztlich keine Führung mehr.

Die Bank: Was können Unternehmen dagegen tun?

Machwürth: Die Personalabteilung kann zum Beispiel Richtlinien für die Führungskräfte verfassen, was beim Führen von Mitarbeitern im Home Office zu beachten ist. Schließlich ist diese Aufgabe für viele noch recht neu. Eine Empfehlung kann lauten: „Führen Sie mit jedem Mitarbeiter im Home Office alle zwei, drei Wochen ein Mitarbeiter- und Feedbackgespräch – sei es per Telefon oder online. Empfohlene Dauer: mindestens 20 Minuten; mögliche Inhalte: …“

Die Bank: Was sollte das Ziel dieser Gespräche sein?

Machwürth: Feedbackgespräche haben nicht das primäre Ziel, Probleme bei der Alltagsarbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem Zeitabschnitt betrachtet werden, um zu klären, wie die Arbeit bzw. Zusammenarbeit verbessert werden kann. Das gilt auch in Corona-Zeiten.

Das Feedbackgespräch vorbereiten…

Die Bank: Worauf sollte man bei solchen Gesprächen achten?

Machwürth: Weil in ihnen die Vergangenheit reflektiert werden soll, erfordern Feedbackgespräche eine Vorbereitung von beiden Seiten. Folglich sollten sie terminiert sein. Hinzu kommt, dass Feedback nur wirksam ist, wenn es konkret ist. Also benötigt man Beispiele aus dem Arbeitsalltag. In vielen Unternehmen sind regelmäßige Mitarbeitergespräche Pflicht. Das führt zuweilen dazu, dass Vorgesetzte sie nur führen, um „Vollzug“ zu melden. Entsprechend schlecht ist ihre Qualität. Diese Gefahr ist besonders groß, wenn die Führungskräfte selbst Druck stehen – wie oft aktuell.

Die Bank: Was kann man ihr vorbeugen?

Machwürth: In der Praxis empfiehlt sich oft folgendes Vorgehen: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen die Führungskraft und der Mitarbeiter online unabhängig voneinander einen Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung.

Die Bank: Welche Fragen sollte der Fragebogen enthalten?

Machwürth: Er kann Fragen enthalten wie:

  • Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf und der Gesprächsatmosphäre?
  • Wie lange dauerte das Gespräch? Wurden auch Entwicklungsthemen erörtert?
  • Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Partner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Eine solche Rückmeldung garantiert zwar keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche, sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die zum Beispiel durch weitere Empfehlungen seitens der Personalabteilung Schritt für Schritt gesteigert werden kann.

Die Bank: Wie lange sollte ein Mitarbeiter- oder Feedbackgespräch dauern?

Machwürth: In normalen Zeiten, wenn die Gespräche nur im Zwei-, Drei-Monatsrhythmus stattfinden, gilt als Faustregel mindestens eine Stunde pro Mitarbeiter. Denn damit eventuell auch heikle bzw. persönliche Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.

… und worauf man achten sollte

Die Bank: Und in Corona-Zeiten?

Machwürth: Wenn die Gespräche in einer engeren Taktung – zum Beispiel im Zwei-, Drei-Wochen-Rhythmus – stattfinden, ist die Vorgabe „mindestens eine Stunde“ bei einer größeren Führungsspanne meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber ohne Zeitdruck und Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich, sie in den Randzeiten zu führen.

Die Bank: Wie ist ein gutes Feedbackgespräch aufgebaut?

Machwürth: Es besteht aus drei Phasen:

  • Erstens, Reflektion der vergangenen Zeiteinheit – zum Beispiel das zurückliegende Quartal,
  • zweitens, die Einschätzung der aktuellen Situation und
  • drittens der Blick nach vorne.

Wichtig ist, dass der Mitarbeiter auch ein Feedback über seine Stärken und Schwächen erhält. Was macht/kann er/sie gut bzw. weniger gut? Zum Beispiel bei der Selbstorganisation der Arbeit im Home Office? Oder beim Nutzen der Kollaborationtools? Oder in der Online-Kommunikation mit Kollegen? Denn jeder Mensch hat blinde Flecken. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, damit wir uns über unser Verhalten und seine Wirkung bewusst werden.

Die Bank: Das klingt nach viel Arbeit für die Führungskräfte.

Machwürth: Ja, das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit und Energie. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Das schmälert wiederum den Führungsaufwand.

Dieses Interview ist in ausführlicher Form auf der Website der Zeitschrift für Bankpolitik und Praxis „Die Bank“ erschienen.

Pressekontakt

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