Erfahrungsbericht über den Prozess und die Herausforderungen bei der Findung unseres „New Normal“

Phase 1 – 100% Homeoffice in der Pandemie

Zu Beginn der Pandemie mussten wir schnell reagieren und haben daher entschieden, dass alle Mitarbeitenden von zu Hause arbeiten. Dies war anfangs ungewohnt, doch mit der Zeit haben wir die Vorteile dieser Arbeitsweise schätzen gelernt. Unsere IT ist über sich hinausgewachsen und hat uns – nicht ohne Aufwand – schnell mit dem nötigen Homeoffice Equipment ausgestattet. Nichtsdestotrotz mussten wir uns auch vielen Herausforderungen stellen. Einige Kollegen fühlten sich zu Hause allein und wünschten sich den regelmäßigen Kontakt zum Team zurück. Auch die Einarbeitung von neuen Kollegen gestaltete sich aus der Ferne schwieriger, insbesondere bei der Integration ins Team und der Vermittlung unserer Werte. Durch die regelmäßige Kommunikation von Erreichbarkeitszeiten und wöchentlichen Regelmeetings, waren wir bemüht den Austausch im Team aufrechtzuerhalten.

Phase 2 – Schritt für Schritt zurück ins Büro

Nach den ersten Lockerungen haben wir eine Hybridlösung eingeführt. Die Idee war, dass alle Kollegen 1-2 Tage pro Woche im Büro arbeiten, um den sozialen Kontakt und den direkten Austausch wieder mehr zu beleben. Die Verantwortung für die Einteilung der Tage haben wir den Kollegen selber überlassen. Diese Regelung stieß auf gemischte Reaktionen, da einige Kollegen regelmäßig und vermehrt im Büro waren, während andere Kollegen weiterhin die Arbeit im Homeoffice genossen.

Phase 3 – Der Frust steigt, Spannungen werden spürbar

Ende 2023 wurde der Frust im Team zunehmend spürbar. Unterschiedliche Meinungen zum Thema Büro- und Homeoffice-Einteilung, abhängig von Persönlichkeit und persönlichen Präferenzen, führten zu Spannungen. Es entstand das Gefühl von „Homeoffice vs. Büro“. Es wurde weniger miteinander und mehr übereinander geredet – was für unsere Unternehmenskultur ein No-Go ist. In einem waren wir uns alle einig: Wir wollen unseren MTI Team Spirit zurück!

Phase 4 – Per Umfrage auf Ursachenforschung

Um den Frust und die verschiedenen Meinungen besser zu verstehen, haben wir im Januar 2024 eine Umfrage durchgeführt. Wir wollten wissen, welche Vorteile die Kollegen in der Arbeit im Büro und welche Vorteile im Homeoffice sehen und welches Arbeitsmodell sie sich für die Zukunft wünschen. Die Ergebnisse zeigten ein breites Meinungsspektrum: von „Homeoffice ist das Beste – ohne geht nicht!“ bis hin zu „Wir sind kein Team mehr, wenn wir uns nicht häufiger im Büro persönlich sehen.“

Die folgenden Vorteile über die Arbeit im Büro bzw. respektive im Homeoffice wurden uns genannt.

Die Vorteile der Arbeit im Büro:

• – Teamzusammenhalt: Regelmäßige Treffen im Büro fördern den Zusammenhalt im Team und das Wir-Gefühl.
• – „Schnack“ an der Kaffeemaschine und sozialer Austausch: Diese teils auch informellen Gespräche fördern das Teamgefühl und den kreativen Austausch.
• – Kommunikation mit Kollegen und kurzer Dienstweg: Der direkte Austausch und die schnelle Abstimmung sind im Büro einfacher. Kleine Anliegen können schnell und unkompliziert geklärt werden.
• – Spontanität: Spontane Ideen und Lösungen entstehen oft in direkten Gesprächen.
• – Erfahrungsaustausch und Know-how-Sharing: Der Austausch von Wissen und Erfahrungen geschieht im Büro oft schneller und einfacher.

Die Vorteile der Arbeit im Homeoffice:

• – Fokussierteres Arbeiten und Steigerung der Produktivität: Zu Hause können viele Kollegen ungestörter und konzentrierter arbeiten, wodurch die Effektivität gesteigert werden konnte.
• – Flexibilität und Work-Life-Balance: Die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und unterstützt eine ausgeglichene Lebensweise – sei es mit Familie, Kind, Hund, Garten oder Hobbies.
• – Keine „verschenkte“ Zeit für Anfahrtswege: Die Zeit, die sonst für den Arbeitsweg aufgewendet wird, kann produktiver genutzt werden.
• – Geringere Benzinkosten und Schonung der Umwelt: Das Pendeln entfällt, was Kosten spart und die Umwelt schont.

Phase 5 – Reflexion mit dem gesamten Team

Im Februar 2024 haben wir uns im Team getroffen, um die Ergebnisse der Umfrage zu reflektieren und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Die Kollegen haben die Gelegenheit für den offenen Austausch vertrauensvoll genutzt und ihre eigenen, persönlichen Sichtweisen adressiert.

„Wenn du mal nicht weiter weißt… bilde einen Arbeitskreis!“
In diesem Sinne wurde eine Arbeitsgruppe aus vier Kollegen gebildet, um im Nachgang des Meetings einen konkreten Vorschlag als Kompromiss zu erarbeiten. Die Gruppe berücksichtigte dabei die Diskussionen und verschiedenen Bedürfnisse der Teammitglieder. Die Organisation und das Engagement dieser Arbeitsgruppe wurde von dem Team im Nachgang als besonders positiv hervorgehoben. Auch dass die Regelung „nicht einfach von der Geschäftsführung bestimmt wurde und wir unsere Ideen und Wünsch einbringen durften“ wussten die Kollegen zu schätzen.

Phase 6 – Neue Regelung im Testlauf

Ab März 2024 haben wir eine neue Regelung eingeführt – als Testphase. Die Bürotage sind nun auf Dienstag, Mittwoch und Donnerstag beschränkt, damit sich die Kollegen häufiger sehen. Jeder Mitarbeitende kommt mindestens einmal pro Woche ins Büro (an einem dieser 3 Tage) und zusätzlich 2 Tage im Monat, die flexibel gelegt werden können. Bis zu 4 Wochen pro Jahr können komplett aus dem Homeoffice (bzw. komplett ortsunabhängig) gearbeitet werden – in Abstimmung mit dem Team. Die Bürotage werden monatlich im Schichtplaner von den Kollegen selbstständig vorgeplant und die Arbeitsgruppe prüft notfalls noch mal die Einhaltung der Rahmenbedingungen. Generell gilt: die Arbeitszeiten können weiterhin flexibel von jedem Mitarbeitenden geplant werden, damit die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gewährleistet werden kann.

Unser Fazit

Der Weg zu einem flexiblen Arbeitsmodell, das sowohl die Vorteile des Büros als auch des Homeoffice vereint, war und ist ein stetiger Lernprozess. Es gibt keine Universallösung, die allen Bedürfnissen gerecht wird, aber durch kontinuierliche Reflexion, offene Kommunikation und das Einbeziehen aller Kollegen haben wir ein Modell gefunden, dass für unser Team funktioniert.

Das sieht auch Nadine Geruschke-Noskow, International Project Coordination, so: „Meiner Meinung nach war der Prozess gut organisiert und transparent gestaltet. Jeder hatte die Möglichkeit sich einzubringen und es wurde offen und mit dem gesamten Team abgestimmt.“

Bei einer kürzlichen Umfrage wurde unser aktuelles Arbeitsmodell von 90% der Kollegen mit 9 oder 10 von 10 möglichen „Smileys“ bewertet. Wir sind daher zuversichtlich, dass unser neuer Ansatz eine gute Balance zwischen Präsenzzeit im Büro und der Flexibilität des Homeoffice bietet. Dabei bleibt der Fokus auf dem Vertrauen in unsere Kollegen und der Förderung eines starken Teamzusammenhalts bestehen.

Nichtsdestotrotz sind wir mit den Kollegen im Austausch und prüfen regelmäßig, ob unser Ansatz noch der passende ist oder ob es Zeit für die nächste Phase ist.