Effizienz steigern durch aktives Ressourcenmanagement

Zeit ist Geld – diesen Satz hören viele Mitarbeiter in Unternehmen. Doch in Zeiten von immer agileren Prozessen, länderübergreifenden Teams und digitalem Wandel ist es nicht immer einfach, Ressourcen effizient zu nutzen. Welche Hürden es zu meistern gilt und wie Sie ihre Ressourcen optimiert und effizient einteilen, erklären wir hier in Kürze.

1. Auf die richtige Balance kommt es an

Selbst die beste Planung der Welt kann einen Mangel an Talent nicht wettmachen. Daher ist es immens wichtig, die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zuzuordnen.

  • Erstellen Sie einen aktualisierten Überblick über die Verfügbarkeiten und Skill-Sets aller Mitarbeiter. So können Sie Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen.
  • Ressourcen sollten so zugewiesen werden, dass sowohl die Projektarbeit als auch die üblichen Tagesaufgaben bewältigt werden können. Alternativ gibt es sogenannte „Tiger Teams“, deren Mitglieder für eine bestimmte Zeit von ihren eigentlichen Zuständigkeiten freigestellt werden können, um sich ausschließlich dem Projekt zu widmen.
  • Im Notfall: Streichen oder pausieren Sie Projekte, die am wenigsten den Geschäftszielen entsprechen (also die niedrigste Priorität haben), sodass dringend benötigte Ressourcen frei werden.

2. 100% gibt es nicht

Selbst dann, wenn sich Mitarbeiter ausschließlich der Projektarbeit widmen, fließen nicht 100% ihrer Arbeitszeit in das Vorantreiben des Projekts ein. Sehen Sie Ihre „Ressourcen“ als Menschen! Die Kapazität einer Ressource beträgt 80% der im Vertrag festgelegten, wöchentlichen Arbeitszeit.

  • Informieren Sie sich über Urlaubs-, Fehl- und Krankheitstage, damit mit ausreichendem Puffer geplant werden kann.
  • Fort- und Weiterbildung sowie Teambuilding- und Motivations-Workshops können dazu beitragen die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter langfristig zu stärken

3. Abhängigkeiten von Projektschritten nicht unterschätzen

Manchmal haben Projektteams tatsächlich keine andere Wahl als zu warten, denn sobald sich ein Milestone eines Projekts verzögert, löst dies möglicherweise eine unerwünschte Kettenreaktion aus.

  • Analysieren Sie die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten und visualisieren Sie diese. So haben Sie erst einmal einen Überblick, wo Sand im Getriebe den Betrieb aufhalten könnte.
  • Lassen Sie bei der Planung von Projekten ausreichend Puffer zwischen Projekten mit Abhängigkeiten oder versuchen Sie die Abhängigkeiten an sich zu minimieren. Oft können Teams auch parallel an verschiedenen Aufgabenstellungen desselben Projekts arbeiten.

4. Das Problem von Mikromanagern

Ein Mikromanager kommt niemals zur Ruhe und lädt sich einen gewaltigen Berg an Zusatz-Aufgaben auf, während die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, sich frei zu entfalten oder sich selbst zu übertreffen. Mikromanagement = Missmanagement!

  • Manager, die zum Mikromanagement neigen, sollten sich bewusst machen, dass die Delegierung von Aufgaben eine Win-Win-Situation ist.
  • Mitarbeiter sollten die Gelegenheit erhalten, Vertrauen in ihre eigenständige Arbeit zu gewinnen.

5. Wofür mach ich das alles?!

Wenn Projektteams wissen, welche Aufgaben sie erfüllen sollen, aber nicht den Grund dafür kennen, ist das wenig motivierend. Menschen möchten auch die Intention eines Projekts kennen, dessen Bedeutung für das Unternehmen und den erwarteten Nutzen. Das ist viel inspirierender und motivierender als im Dunkeln gelassen zu werden.

  • Umso früher das gesamte Team in die Projektplanung mit einbezogen wird umso besser.
  • Vor Projektbeginn sollten gemeinsam mit dem Team folgende Dinge geklärt werden:
    • Ihre Projektziele?
    • Was bringt das Projekt für einen Mehrwert?
    • Wer ist für was zuständig?
    • Wie wird der Projektfortschritt evaluiert?
    • Was wäre das ideale Ergebnis?
    • Welche Deadlines gibt es?
    • Wie gehen wir mit Misserfolg um?

Ressourcenmanagment in der Transformation

In Zeiten der Transformation und New Work rückt vor allem die Effizienz der Ressource Mensch in den Mittelpunkt für ein optimales Ergebnis des Ressourcenmanagements. Um diese Effizienz zu optimieren, gibt es zahlreiche Methoden und Konzepte wie man mit dem richtigen Einsatz von Coaching-, Mentoring-, Projekt- und Change Management-Dienstleistungen die optimale und gerechte Auslastung der Ressource Mensch erreicht. Lesen Sie in unserem nächsten Beitrag, warum Coaching als Instrument zur nachhaltigen Selbst- und Mitarbeiterentwicklung sehr hilfreich ist. Denn vor allem das Management der eigenen Ressource und ein gesundes Führen tragen enorm zum gelingenden Ressourcenmanagement bei.

Quellen:

www.meisterplan.com/de/blog/fehler-im-ressourcenmanagement/

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